4 façons de rendre le menu de votre téléphone plus convivial

L'une des fonctionnalités les plus populaires du SVI de CallFactory est la réceptionniste virtuelle ou le menu téléphonique. En tant qu'appelants, nous avons tous rencontré des réceptionnistes virtuels, mais que faut-il faire pour créer un menu vraiment convivial que les appelants apprécient ? Dans cet article, nous allons vous montrer 4 façons de créer un menu téléphonique convivial pour les clients.

Que vous appeliez un service public ou votre propre banque, il est impossible d'ignorer les réceptionnistes virtuels qui aident votre appel à atteindre le bon service. Il se peut que vous aimiez certains de ces menus téléphoniques plus que d'autres. La profondeur avec laquelle les appelants doivent se plonger dans le menu et la rapidité avec laquelle leur problème est résolu contribuent à l'expérience de la convivialité du réceptionniste virtuel et, indirectement, à l'impression générale que le client aura de votre organisation.

En bref, un menu téléphonique convivial et efficace est d'une importance capitale pour toute entreprise qui souhaite sérieusement se développer.

Lorsqu'il est temps de mettre en place votre propre réceptionniste virtuelle, il y a certains éléments à prendre en considération. Ayant aidé des milliers d'organisations à configurer leurs réceptionnistes virtuels, nous pensons que vous pouvez bénéficier des 4 conseils suivants.

Gardez votre menu téléphonique aussi "plat" que possible pour éviter que les appelants perdent patience et abandonnent. Il est préférable de mettre en place un seul niveau de menu avec 5 options plutôt que deux niveaux avec 2 ou 3 options chacun.
Utilisez des annonces courtes qui aident les appelants à se connecter à la bonne personne ou au bon service le plus rapidement possible. Il est préférable de dire "appuyez sur le 1 pour les ventes" plutôt que la longue et sinueuse "appuyez sur le 1 pour parler avec notre service commercial". L'appelant comprendra parfaitement l'instruction et vous sera reconnaissant de valoriser son temps (au lieu de le lui faire perdre).
Sautez le message de bienvenue. Vous souvenez-vous de l'époque où les pages d'accueil des sites Web ressemblaient à des messages de bienvenue ? Tout comme dans le monde en ligne, les services téléphoniques ont largement dépassé ce stade. En fait, si les gens doivent vous appeler plusieurs fois par jour, un long message de bienvenue peut devenir plutôt ennuyeux. Faites en sorte qu'il soit court et concis. Veillez également à ce que le SVI mette les appelants en relation dès qu'ils appuient sur une touche, même si c'est avant que tous les choix du menu aient été affichés. Cela permet aux appelants d'atteindre plus rapidement le service souhaité s'ils connaissent bien votre menu téléphonique.
Engagez un professionnel de la voix-off. Pour un canal de communication aussi important que votre service téléphonique, il est crucial d'accueillir et de guider les appelants de manière agréable et efficace. Comme pour beaucoup d'autres choses dans le monde des affaires, confiez cette tâche à des professionnels. Un artiste voix-off sait mieux que quiconque comment traduire le ton de voix souhaité en un enregistrement avec la hauteur, la vitesse et les accents appropriés.

Avec le SVI de CallFactory, vous avez le contrôle total de votre numéro gratuit ou surtaxé. Mais vous ne devez pas vous lancer seul dans cette aventure. Nos spécialistes sont heureux de vous aider à mettre en place votre réceptionniste virtuel. Appelez-nous ou envoyez-nous un e-mail pour obtenir une aide immédiate.